In veel organisaties past printen – en trouwens net zo goed kopiëren, wat ook een vorm van printen is – niet meer in de algemene manier van werken. Want afdrukken op papier is niet alleen duur en bepaald niet duurzaam (tool), in veel gevallen is het ook niet (meer) nodig.

In heel wat kantoren staan dan ook grote printers opgesteld met allerlei toeters en bellen, die voor het grootste deel van de tijd werkloos blijven.

Meer vraag naar kleinere apparaten

De vraag naar kleinere apparaten is dan ook gestegen. Vooral duurzame, ecologisch verantwoorde apparatuur met een wat kleinere voetafdruk op het milieu, zijn populair. Het liefst ook nog met meerdere functies gecombineerd, zodat ze efficiënt inzetbaar zijn op de werkvloer. Denk aan multifunctionals die printen, kopiëren en scannen combineren (en faxen, maar dat neemt flink af).

Heel grote apparaten die zowel A3 als A4 kunnen afdrukken, zijn ook in veel gevallen niet meer nodig. De leveranciers hebben gemerkt dat 97% van de afdrukken A4’tjes zijn, dus hebben ze het merendeel van hun modellen daarop afgestemd. Daarnaast maken ze hun producten steeds meer van gerecycled materiaal en kiezen ze vaak voor ecologisch verantwoorde supplies als minder vervuilende inkt.

Ook de vraag naar efficiënte (online en offline) oplossingen, waarbij elke gebruiker veilig en alleen voor hem bedoelde zaken kan printen, kopiëren of scannen, heeft de behoeften op de printermarkt veranderd.

Beter tekstbegrip bij informatie op papier

Veel moderne kantoren propageren zo weinig mogelijk af te drukken en zoveel mogelijk op het beeldscherm te lezen. Er is echter ook een belangrijk argument waarom dat niet altijd verstandig is. Uit onderzoek blijkt namelijk dat lezen van papier een belangrijke consequentie heeft: de informatie wordt beter opgenomen. Scrollen op een scherm werkt juist negatief als het gaat om tekstbegrip.

Als de hersenen zich een goed beeld van de lay-out van de tekst kunnen vormen – wat met scrollen natuurlijk een stuk minder gemakkelijk is dan wanneer je een afdruk in handen hebt – is de tekst en de samenhang van de zinnen daarin veel beter te begrijpen.

Veranderende markt

Bij een veranderende markt horen ook veranderende contracten wat betreft de levering en het onderhoud van de apparatuur. Waar in het verleden uitgebreide SLA’s (Service Level Agreements) (tool) en vergelijkbare contracten voor langere duur en met behoorlijk verstikkende afspraken werden afgesloten, is nu de behoefte ontstaan om flexibele, veilige en goed beheersbare overeenkomsten af te spreken voor de afdrukapparatuur.

Gewijzigde printbehoefte

Als in de organisatie door de gewijzigde printbehoefte een andere strategie nodig is, ga dan met de leverancier van de afdrukapparatuur in overleg over hoe een en ander het beste geregeld kan worden.

De leverings- en onderhoudsvoorwaarden van deze complexe apparatuur zijn vaak erg uitgebreid en ingewikkeld. Al die voorwaarden kunnen behoorlijke consequenties hebben in het beslissingsproces, en zelfs voor het totale kostenplaatje van de (nieuwe) apparatuur, of je die nu gaat kopen, huren of leasen.

Aandachtspunten bij nieuwe printerovereenkomst

Waar je in ieder geval op zou moeten letten als je een (nieuwe) printerovereenkomst wilt afsluiten:

• Indexering: is er sprake van prijsindexering, verhoging van tarieven op basis van inflatie, marktwerking en prijzen voor grondstoffen? Is dit redelijk wat betreft de frequentie en het percentage? Wie stelt de indexering vast, en op welke (branche)norm is dat gebaseerd? Bespreek dit al in het offertestadium.
• Wat is de duur van het onderhoudscontract? Door snel veranderende behoeften komt het vaak voor dat contracten van vijf jaar of langer hun einddatum niet halen. Hoe luiden de voorwaarden over de restschuld, of openstaande periodieke betalingen bij tussentijdse opzegging? Kun je die meenemen naar een nieuw contract? Zijn hier extra kosten aan verbonden? Is er sprake van een opzegtermijn en automatische verlenging bij niet tijdig opzeggen?
• Hoe is het updaten van de hard- en software geregeld? Kan de leverancier bij veroudering van de gekochte of gehuurde apparatuur je snel voorzien van modernere spullen? Is de firmware en de gebruikerssoftware bij de spullen – ook de stuurprogramma’s die met andere apparatuur of programmatuur moeten samenwerken – gemakkelijk en regelmatig bij te werken, zodat alles naar behoren blijft functioneren?
• Schaalbaarheid: hoe staat de leverancier tegenover snel aanpassen aan groei of krimp van de organisatie? Dat kan over printvolume gaan (is nul-volume een optie?), maar ook over het aantal apparaten dat onder het contract valt. In sommige overeenkomsten is het mogelijk om op basis van de praktijk – zonder boetes – apparatuur bij te bestellen of juist te retourneren.
• Supplies: zijn alle verbruiksartikelen inbegrepen in de onderhoudsprijs of in een paginaprijs verwerkt, of zijn dit extra kosten? Met name bij overeenkomsten die alleen over het onderhoud of beheer gaan (van aangeschafte apparatuur) kunnen er speciale voorwaarden (en meerkosten) zijn met betrekking tot reparaties, vervanging van de tonerdrum, of het gebruik van gerecyclede materialen en navulbare cartridges.
• In sommige printerovereenkomsten zijn ook afspraken of clausules opgenomen over de dekking van de afdrukken; hoeveel inkt hiervoor gemiddeld nodig is. Worden er vooral tekstdocumenten geprint, dan is meestal sprake van een lage dekking (minder dan 5%). Worden er veel afbeeldingen, grafieken en grote kleurvlakken afgedrukt, waarbij meer dan 20% van het vel papier wordt bedekt, dan is sprake van een hoge dekking. Sommige leveranciers rekenen andere tarieven voor lage en voor hogere dekking. Het is ook mogelijk dat ze een definitie geven van wat ‘fair use’ is, en wanneer er extra kosten in beeld kunnen komen. Lees dergelijke clausules goed door en maak er waterdichte afspraken over, want ze geven vaak aanleiding voor discussie en onenigheid achteraf.

Voorwaarden en afspraken

Er zijn uiteraard nog meer voorwaarden en afspraken rond het afdrukken waar je het met een mogelijke printerleverancier over kunt hebben als je organisatie besluit een contract af te sluiten voor het gehele kantoor. Besteed er tijd aan, maak een goede inventarisatie van de printbehoeften en leg de wensen en opties vast. Doe dit het liefste al in het offertestadium, dus vóórdat je besluit in zee te gaan met een leverancier. Want op naheffingen, extra kosten en andere verrassingen zit niemand te wachten.