Volledig CO2-vrij vervoer in 2050, dat is het uiteindelijke doel vanuit het Klimaatakkoord. Uiteraard zijn er tussenstappen, waarvoor ook ambitieuze doelen gelden. Zo is het doel voor WPM om in 2030 1,5 megaton CO2 minder uit te stoten.

De insteek is dat organisaties eerst zelf de vrijheid krijgen om de uitstoot te verminderen. Wel moeten zij rapporteren over het reisgedrag van werknemers. Levert dit onvoldoende op, dan gaat er een algemene uitstootnorm per kilometer gelden.

Rapporteren na afloop van kalenderjaar

Als de regels per 1 juli 2024 in werking treden (zie onderaan dit artikel), moeten werkgevers die onder de regeling vallen na afloop van het kalenderjaar, maar uiterlijk op 30 juni 2025, een rapportage indienen over de door werknemers gereisde kilometers.

De grens voor de rapportageverplichting is gesteld op minimaal 100 werknemers op 1 januari van het rapportagejaar. Voor 2024 gaat het dus om het aantal mensen dat op 1 januari 2024 in dienst was. Maar let op: niet iedereen telt mee. Zo’n 8.000 organisaties – goed voor 60% van de WPM – vallen onder het besluit. Er komt nog apart beleid voor kleinere werkgevers.

Organisaties moeten hun rapportage indienen op de site van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (rvo.nl). Daar staat een digitaal formulier voor het invoeren van de gegevens over de zakelijke kilometers en kilometers voor woon-werkverkeer. In totaal zijn er vier categorieën voor de mobiliteit van werknemers, waarbij er per categorie aparte voorschriften gelden:

1. zakelijke kilometers met leasevoertuigen (waaronder ook geleasete fietsen!) en/of eigen wagenpark;
2. zakelijke kilometers via mobiliteitsdienstverleners;
3. zakelijke kilometers die worden vergoed via declaraties;
4. woon-werkmobiliteit.

Bij woon-werkmobiliteit gaat het om reizen tussen de woon- of verblijfplaats van de werknemer en de gewoonlijke werkplek. Bij zakelijk verkeer gaat het om andere reizen voor het werk. Voor het invullen van de rapportage is eHerkenning van minimaal niveau 2+ met machtiging RVO-diensten nodig. Je mag ook een intermediair machtigen.

Handreiking voor administratie

De rapportageplicht sluit zo veel mogelijk aan op je administratie. De RVO-handreiking ‘Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit’ geeft uitgebreide instructies om de administratie in orde te maken voor de rapportage en beschrijft alternatieven om benodigde data te verzamelen.

Grote kans dat je contact moet opnemen met leasepartijen en andere mobiliteitsdienstverleners. Zij zijn hierop voorbereid. Ook moet je mogelijk het declaratiebeleid wijzigen. De WPM-handreiking van RVO is voor de rapportage cruciaal.

RVO vraagt alleen om het totaalaantal kilometers per type vervoer en brandstof. Je rapporteert dus niet per werknemer. Ook hoef je niet het mobiliteitsbeleid uiteen te zetten of zelf de CO2-uitstoot te berekenen. Dit laatste doet het systeem voor je. Daarbij wordt een uitstootgemiddelde per vervoersmiddel en brandstoftype gebruikt.

Het systeem maakt geen onderscheid tussen auto’s op basis van hun model. Je behaalt voor de regeling daardoor geen uitstootvermindering door een benzineauto te vervangen door een zuinigere benzineauto. Althans, dat is in de komende jaren de regel. Je kunt wel winst behalen als je overstapt op een elektrische of hybride variant (een ander brandstoftype). Deze keuze is gemaakt om de regeling administratief werkbaar te houden.

Uitzonderingen voor rapportage

De regeling bevat meer versimpelingen. Zo wordt bij declaraties van ov-reizen alleen gevraagd naar het gedeclareerde bedrag voor vervoersbewijzen. Het systeem rekent dit om naar een aantal kilometers. Een ander voorbeeld is carpoolen, waarbij werknemers met hetzelfde voertuig de kilometers maken.

Dit hoeft je niet uit te zoeken; het systeem maakt een automatische correctie op basis van een landelijk gemiddelde. Organisaties hoeven ook niet over álle kilometers voor werk te rapporteren. Uitgezonderd zijn de reizen:

• die niet in Nederland beginnen of eindigen (volledig buitenlandse reizen);
• met vliegtuigen, helikopters, vaartuigen of rijdende werktuigen;
• voor goederen- of dierenvervoer;
• voor zakelijk verkeer met voertuigen met grijs kenteken of die speciaal aangepast zijn (zoals service-auto’s);
• van hulpverleningsdiensten, militairen, politie of brandweer;
• van bestuurders van vervoer tegen betaling (chauffeurs) en conducteurs.

Controle door omgevingsdienst

Soms is het echt zoeken naar data en kan zelfs een enquête onder werknemers nodig zijn. Ook dat legt de handreiking uit. Heb je eenmaal alle gegevens op een rijtje en de rapportage ingediend, dan stuurt RVO de gegevens ter controle naar de omgevingsdienst namens de gemeente waar je je (hoofd)vestiging hebt.

Rapporteer je niet of niet volledig, dan kan een last onder dwangsom worden opgelegd. Je moet dan de plicht alsnog naleven en anders een bedrag betalen. Volg je de adviezen uit de handreiking op, dan hoef je in principe geen problemen te verwachten.

Norm voor zakelijke mobiliteit

In 2026 volgt een evaluatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Als blijkt dat de CO2-emissies niet onder het emissieplafond zijn gebleven of als er geen dalende lijn in de emissie is, kan voor werkgevers met 100 of meer werknemers een norm voor zakelijke mobiliteit gaan gelden. Die norm maximeert de uitstoot van kooldioxide vooralsnog op 96 gram per kilometer.

Of organisaties aan die norm voldoen, wordt bepaald door de totale uitstoot te delen door het totaalaantal gereisde kilometers per jaar. Ook voor woon-werkverkeer kan er een norm komen, maar daar is nieuwe regelgeving voor nodig. Woon-werk en zakelijk zijn van elkaar gescheiden, omdat werkgevers meer invloed hebben op de reiswijze bij zakelijk verkeer.

In sommige sectoren – zoals de sectoren waar thuiswerken geen optie is of waar tijdens de werkdag veel moet worden gereisd – kan een algemene norm problemen opleveren. Maar het kabinet wil niet op voorhand al maatwerkregels opstellen.

Maatregelen voor minder CO2-uitstoot

Het is mede aan de organisaties zelf om de uitstoot van vervoer te verminderen. Dit kan door werknemers minder, anders of schoner te laten reizen. Het besluit geeft je de vrijheid om zelf passende maatregelen te kiezen.

Overleg bijvoorbeeld vaker online met externen, stimuleer werknemers met een gunstige regeling om met de (elektrische) fiets of het ov naar het werk te komen en zeg vaarwel tegen vervuilende auto’s. Voor dit laatste overwoog het kabinet per 2025 in te voeren dat leaseauto’s elektrisch moeten zijn, maar die wijziging is voorlopig van de baan.