De Europese regels voor duurzaamheidsrapportages staan in de Corporate Sustainability Reporting Directive, kortweg CSRD (artikel). In de jaarrapportages over het boekjaar 2024 krijgt de eerste groep grote ondernemingen te maken met de voorschriften uit deze verordening. Geleidelijk aan gaan de Europese voorschriften voor steeds meer ondernemingen gelden. Maar de rapportageplicht werkt ook door naar toeleveranciers in het mkb.

ESG: Environment, Social, Governance

Hoe deze rapportages onder de CSRD eruit moeten zien, is uiteraard ook weer minutieus voorgeschreven. Namelijk in de European Sustainability Reporting Standards, afgekort tot ESRS (artikel). Die standaarden zijn sinds 1 januari 2024 van kracht, en moeten ervoor zorgen dat alle ondernemingen ook op dezelfde manier rapporteren. Zo kunnen klanten, leveranciers en andere belanghebbenden de duurzaamheidsprestaties van bedrijven makkelijker vergelijken.
De ESRS zijn ingedeeld in drie hoofdgroepen, die bekendstaan onder de Engelse afkorting ESG: Environment (milieu), Social (sociale en maatschappelijke impact) en Governance (ondernemingsbestuur). Dit artikel gaat in op de S van Social. Over de voorschriften op milieugebied kun je meer lezen in dit artikel.

Uitgebreide lijst met sociale thema’s

De ESRS bevatten een hele reeks duurzaamheidsthema’s waar ondernemingen naar moeten kijken bij hun rapportages. Onder de S van sociale omstandigheden zijn het er vier: ESRS S1 tot en met ESRS S4. In de bijlage bij de ESRS staat een uitgebreide lijst met aandachtsgebieden die onder deze thema’s vallen. Een greep uit die lijst:

• ESRS S1: Eigen personeel – arbeidsvoorwaarden (baanzekerheid, werktijden, leefbaar loon, werk-privébalans), gelijke behandeling en gelijke kansen voor iedereen (gendergelijkheid, gelijke beloning voor gelijk werk, mogelijkheden voor opleidingen, maatregelen tegen intimidatie op de werkvloer, diversiteit) en maatregelen tegen kinderarbeid en gedwongen arbeid, privacy van werknemers respecteren.
• ESRS S2: Werknemers in de waardeketen – min of meer gelijk aan S1, maar dan gericht op werknemers in de hele productieketen van een onderneming.
• ESRS S3: Getroffen gemeenschappen – rechten van gemeenschappen als adequate huisvesting, voldoende te eten, schoon water, vrijheid van meningsuiting en vrijheid van vergadering. De rechten van inheemse volken respecteren.
• ESRS S4: Consumenten en eindgebruikers – privacy en vrijheid van meningsuiting respecteren, veiligheid en gezondheid van consumenten en eindgebruikers borgen, bescherming van kinderen, non-discriminatie, maatschappelijk verantwoorde marketing.

Binnen en buiten de onderneming

Het rijtje met sociale thema’s maakt duidelijk dat ‘duurzaamheid’ veel breder is dan alleen minder energie verbruiken of de hoeveelheid afval terugdringen. Verder hebben de thema’s een interne en een externe component. Deels draait het dus om goed werkgeverschap voor de eigen werknemers.
Maar ondernemingen moeten ook naar buiten kijken, naar mensen die op één of andere manier te maken kunnen krijgen met de onderneming. Dus naar werknemers van hun toeleveranciers of mogelijke getroffen gemeenschappen in de productieketen.
Daarnaast is een aandachtspunt de impact op andere mensen buiten de onderneming, namelijk klanten. Daarbij gaat het onder meer om een veilige omgang met privacygevoelige informatie, productveiligheid. Maar ook marketing die zich bijvoorbeeld niet richt op kwetsbare personen of kinderen.

Vragen voor vaststellen sociale impact

In de ESRS staan ook aspecten die een onderneming kan meenemen bij het analyseren van de sociale impact. Dat geeft wel een goed beeld van hoe je deze vrij algemene thema’s naar de praktijk kunt vertalen en waar je op kunt letten. Hieronder een kleine greep uit de factoren. Daarbij gaat het om factoren voor het eigen personeel, omdat dit het onderdeel is waar het mkb het meest mee te maken heeft.

• Welk percentage van de werknemers heeft een tijdelijk contract? Wat is de verhouding tussen werknemers in loondienst en ingehuurde krachten?
• Welk deel van de werknemers heeft een parttime- of nulurencontract? Zijn werknemers tevreden over de werktijden?
• Hoe zit het met de werk-privébalans van werknemers? Zijn er flexibele werktijden?
• Wat is de verdeling tussen mannen en vrouwen op de werkvloer en in het management? Is er sprake van een loonkloof tussen mannen en vrouwen?
• Hoe is het gesteld met de diversiteit in het personeelsbestand en in het management? Wat is de leeftijdsverdeling van het eigen personeel? Zijn er mensen met een beperking in dienst, zijn er toegankelijkheidsmaatregelen genomen voor werknemers met een beperking?

Meten van prestaties op sociale thema’s

De vragen hierboven maken ook duidelijk dat de prestaties op sociaal gebied wel degelijk te meten zijn. En hoewel zeker niet alles in cijfers valt te vangen, is meten ook wel deels nodig. Want als een grote afnemer voor de CSRD-rapportage bij een mkb’er komt vragen hoe het ervoor staat, zal een ‘gevoel’ of iets als ‘volgens mij hebben de werknemers er wel lol in’ niet voldoende zijn.
Onderbouwing is nodig. Voor een deel van de vragen is dat ook objectief mogelijk, zoals het percentage tijdelijke contracten, de man-vrouwverhouding in de top of het aantal bedrijfsongevallen.

Informatie ophalen uit exitgesprek en bij OR

Niettemin wordt het algemene welbehagen op de werkvloer meestal niet bepaald door percentages en cijfers. Maar ook de gemoedstoestand van het personeel kan een werkgever tot op zekere hoogte wel inschatten. De Sociaal-Economische Raad, een adviesorgaan van onder meer vakbonden en werkgevers, noemt in haar uitleg over de CSRD (pdf) hiervoor een aantal bronnen.
Zo kan de werkgever een medewerkerstevredenheidsonderzoek (tool) doen, om te zien welke thema’s actie verdienen. Ook zogeheten exitgesprekken met vertrekkende werknemers kunnen inzicht geven in de verbeterpunten van de onderneming. Als de onderneming een vertrouwenspersoon heeft, kan die ook in algemene termen belangrijke thema’s onder het personeel benoemen. En bij grotere ondernemingen heeft de ondernemingsraad (OR) of een andere vorm van personeelsvertegenwoordiging goed zicht op wat er leeft onder werknemers. Dergelijke onderzoeken en gesprekken kunnen goede inzichten opleveren of de barometer voor personeelstevredenheid de goede kant uitslaat en waar de risico’s en kansen liggen.

Opstellen als ‘goed werkgever’

Ook bij de sociale thema’s is de analyse nog maar het begin. Vervolgens is het uiteraard zaak om werk te maken van de verbeterpunten en de kansen. Sowieso heeft een onderneming vanuit de Nederlandse wet al de plicht om zich als ‘goed werkgever’ op te stellen. Maar met de voorschriften uit de ESRS kan de onderneming dat ook concreter maken.
Het biedt juist ook de mogelijkheid om eens te laten zien wat de werkgever allemaal nog meer doet naast het uitbetalen van loon. Zaken die moeilijker in cijfers of geld uit te drukken zijn, zoals werknemers ondersteunen bij vrijwilligerswerk of maatschappelijke stages. En omgekeerd betaalt ‘het goede doen’ zich als het goed is ook uit in meer betrokken werknemers en dus betere bedrijfsprestaties.

Sociale veiligheid en scholing

Een actueel thema waar werkgevers bijvoorbeeld praktisch mee aan de slag kunnen, is sociale veiligheid op de werkvloer. Door een vertrouwenspersoon aan te stellen als de onderneming die nog niet heeft, kunnen er al stappen worden gezet.
Een ander thema dat in de voorschriften voor de CSRD-rapportages nadrukkelijk aan de orde komt, is de mogelijkheden die eigen werknemers hebben voor opleidingen. Ook dat is iets wat werkgevers op een praktische manier aan kunnen pakken.

Andere artikelen in de CSRD-serie van Duurzaamheid in Bedrijf:

Richtlijn voor duurzaamheidsrapportage CSRD raakt ook het mkb

Rapportagestandaarden voor het duurzaamheidsverslag (ESRS)

Aan de slag met de CSRD: de E is van Environment