De partijen die op een of andere manier een belang hebben bij je onderneming worden vaak aangeduid als ‘stakeholders’. Ook waar het gaat om verduurzaming. De groep stakeholders is groot en divers. Het loopt van de klant om de hoek tot aan leveranciers en zakenpartners. Maar ook bijvoorbeeld werknemers in een fabriek van een toeleverancier elders op de wereld en zelfs ‘de natuur’ kun je als stakeholders aanduiden.

Bij verduurzaming is het belangrijk om te weten hoe deze stakeholders de impact van jouw bedrijfsvoering ervaren en op welke terreinen er actie nodig is. Omdat het voor mkb’ers niet realistisch is om in gesprek te gaan met álle stakeholders, beperkt dit artikel zich tot praktische handvatten voor zo’n stakeholderdialoog.

Praktisch invullen van de dialoog

Een goed begin is deze digitale ‘zelftest’ van de Sociaal-Economische Raad (SER). Die vragenlijst zet het denkproces in gang en geeft je een beeld van waar je aan moet denken bij de dialoog (vragen als: Heb je wel genoeg tijd? en Weet je hoe je stakeholders kunt bereiken?). Dit resulteert in een rapportage over waar je onderneming nu staat.

Bij de SER is ook een uitgebreid pakket informatie en tools beschikbaar, met checklists en stappenplannen die je op weg kunnen helpen. Een aantal tips en adviezen in dit artikel zijn gebaseerd op deze SER-informatie.

Inzichten uitwisselen en vertrouwen kweken

Allereerst is het goed om even stil te staan bij het begrip ‘dialoog’. Want ook al gaat het bij één enkel gesprek strikt genomen al om een dialoog, in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO, artikel) houdt de stakeholderdialoog echt méér in. Namelijk: langdurig in gesprek gaan met belanghebbenden en samen optrekken om de verduurzaming verder te brengen.

De belangrijkste doelen zijn vertrouwen kweken, inzichten uitwisselen en onderzoeken waar de gemeenschappelijke belangen liggen. Het vraagt van ondernemers dus een open houding en de wil (en de middelen) om veranderingen door te voeren. De dialoog heeft dus alleen betekenis als het niet bij gesprekken blijft, maar er ook wat met de uitkomsten wordt gedáán.

Regelgeving roept op tot dialoog

Klinkt als een hoop werk? Dat klopt, al kun je het zo inrichten dat het behapbaar blijft voor jouw onderneming. Wel speelt de motivatie van een ondernemer een grote rol.

Start de dialoog niet op om te voldoen aan regelgeving – ook al zijn er heel wat regels die de nadruk leggen op overleg met stakeholders. Denk aan de richtlijn voor duurzaamheidsrapportages CSRD (artikel) en de richtlijn die grote bedrijven nadrukkelijker verantwoordelijk maakt voor hun productieketen, de CSDDD (artikel). En dan zijn er nog de internationale gedragsregels voor MVO van de OESO (artikel). De twee richtlijnen raken het kleinbedrijf vooral indirect, maar de OESO-aanbevelingen gelden ook voor mkb’ers.

Een stakeholderdialoog opzetten om de regels af te vinken is één van de valkuilen die de SER noemt (pdf). Afvinkgedrag kan namelijk betekenen dat een onderneming zich er zo snel mogelijk vanaf wil maken, of alleen maar stakeholders uitnodigt die positief zijn. Die aanpak werkt juist contraproductief.

Inzicht in kansen en risico’s

Een goede reden om in gesprek te gaan met stakeholders is dat de dialoog helpt om richting te geven aan je duurzaamheidsbeleid, of dat beleid aan te scherpen. Als je weet waar de zorgen en risico’s zitten, kun je die in een vroeg stadium tackelen. Maar het het kan ook zijn dat je uit de gesprekken een kans filtert die je eerder nog niet was opgevallen. Weten waar stakeholders de meeste behoefte aan hebben, helpt je ook bij het nemen van strategische besluiten.

Verder zorgt de dialoog – als je het eerlijk en open doet – ook voor meer betrokkenheid bij stakeholders en voor draagvlak. Als het goed is krijg je daardoor ook makkelijker anderen mee in je plannen en beleid, zoals leveranciers. Ook kan het je externe communicatie (artikel) versterken als je weet bij welke thema’s de zorgen zitten onder je stakeholders. Dan kun je namelijk juist dáárover communiceren.

Wie zijn je stakeholders?

Hoe pak je die gesprekken in de praktijk het beste aan? Allereerst moet je weten wie je belangrijkste stakeholders zijn. Een lijst met belangrijkste afnemers, leveranciers en zakenpartners heb je vast vrij snel op papier (vergeet daarbij de werknemers niet!). Maar probeer ook verder te kijken dan die lijst (zie deze pdf met een stappenplan van de SER). Kijk bijvoorbeeld eens naar werkenden in de productieketen of omwonenden van een fabriek.

Denk ook aan de zogeheten ‘stakeholders zonder stem’, zoals natuur, milieu en toekomstige generaties. Om deze belangen mee te nemen, kun je in gesprek met natuurbeschermingsorganisaties of met enkele jongeren.

Dialoog afbakenen als mkb’er

Heb je de stakeholders in beeld, dan kun je de lijst gaan afbakenen. De dialoog heeft immers alleen zin als je er voor lange tijd mee aan de slag kunt en over de middelen beschikt om veranderingen door te voeren. Je kunt je dan beter richten op de belangrijkste partijen en daar een betekenisvolle dialoog mee voeren dan met iedereen een beetje. Voor een breder beeld kun je ook de samenwerking opzoeken met andere ondernemingen of brancheverenigingen (zie ook deze pdf van de SER).

Je kunt ook kiezen voor minder belastende manieren om een eerste beeld te krijgen. Stuur bijvoorbeeld eerst digitale vragenlijsten uit of probeer intern het net op te halen (artikel). Werknemers die vaak contact hebben met bepaalde stakeholders kunnen je vast vertellen welke thema’s er spelen. Vervolgens kun je op bepaalde thema’s doorvragen bij die stakeholders zelf.

Goede gesprekken voeren

Het voert voor dit artikel wat ver om allerlei gesprekstechnieken te bespreken (de SER geeft daarover tips in deze pdf). Maar in elk geval is een goede voorbereiding belangrijk, net als een open en constructieve houding en het serieus nemen van stakeholders – dat is iets anders dan ‘klakkeloos alle eisen van stakeholders inwilligen’. Niet alle gesprekken hoeven ook meteen concrete resultaten op te leveren.

Houd er ook rekening mee dat niet alle stakeholders blij zullen zijn met de bedrijfsvoering. Probeer het gesprek dan toch respectvol en constructief te houden, en te voorkomen dat de situatie escaleert. Erken een eventueel conflict, zo adviseert de SER, en ga op zoek naar de wensen of behoeftes die onder het verwijt liggen. Bedenk dat een pauze inlassen of samen besluiten om later verder te praten óók altijd een optie is.

Doelen stellen of keurmerk aanvragen

Vraag je je nu af: wanneer is die dialoog met stakeholders dan klaar? Het klinkt misschien wat ontmoedigend, maar het antwoord is: ‘eigenlijk nooit’. Want verduurzaming is altijd een proces, dus blijven gesprekken nodig. Andersom geredeneerd: juist door de dialoog mag je verwachten dat de andere kant van de tafel er ook begrip voor heeft dat je niet alles in één keer kunt veranderen.

Wel kun je natuurlijk in de gesprekken doelen stellen en afspraken maken waardoor de dialoog op termijn minder intensief kan worden. Als je samen met stakeholders vaststelt wat zij als belangrijkste doelen voor jouw onderneming zien, kun je afspreken dat je eerst dáár aan gaat werken en andere onderwerpen even parkeert. Ook kun je afspreken dat je een duurzaamheidskeurmerk (artikel) gaat aanvragen voor je bedrijf. De eisen om zo’n keurmerk te krijgen zijn vaak openbaar, dus zo weten stakeholders ook precies in welke duurzame ontwikkelingen je energie gaat steken.

In deze artikelen lees je meer over communicatie over duurzaamheid:

Zorgen voor duurzaam draagvlak binnen je bedrijf

Eerlijk roeptoeteren over duurzaamheid

Wast nu nog groener! Alert zijn op green­washing