Het toekomstbeeld is eigenlijk al sinds de eerste opkomst van de automatisering voorspeld: een volledig papierloos kantoor. De destijds nog compleet nieuwe mogelijkheden voor het op de computer verwerken van documenten en tabellen zouden het op den duur volledig overbodig maken om nog dingen op papier te doen. En waar de kreet ‘Hé, we werken hier wel in een paperless office hoor!’ in recente jaren misschien vooral gebruikt is als sneer naar de collega met een bureau vol papiertjes en frutseltjes, nemen nu steeds meer kantoren stappen richting papierloos werken.

Niet alleen in de hoop om de foutmarge te beperken en omdat digitale documentatie minder ruimte inneemt, maar ook vanuit milieuoogpunt. Al die printjes en papieren documenten lezen misschien wel fijner, en je kunt er nog eens iets met pen in de kantlijn op krabbelen, maar ze brengen óók een behoorlijke afvalstroom met zich mee.

Doorzoekbaarheid moet op orde zijn

Bij deze ontwikkeling dringt zich meteen de vraag op: hoe ver moet het papierloos werken gaan? Want het is makkelijk gezegd om al het papier uit te bannen en voortaan alle documenten en tabellen digitaal te verwerken, maar die overstap betekent ook nogal wat voor de bedrijfsvoering. Want omdat de digitale processen zich deels ‘onder water’ afspelen, moet je wel blindelings op het systeem kunnen vertrouwen.

Daarnaast moet de doorzoekbaarheid piekfijn in orde zijn. Er hoeft maar één document te zijn dat onder de verkeerde naam of op een verkeerde locatie wordt opgeslagen, en het is nooit meer terug te vinden in het digitale archief.

Papier is soms nog verplicht

Bovendien: bij sommige zaken kun je als ondernemer niet om papier heen. Zo wordt bij aanvragen aan de overheid of bij communicatie met rechtbanken nog vaak een (al dan niet ingescand) papieren document gevraagd. En veel brieven of verzoeken aan de Belastingdienst moeten bijvoorbeeld ook verplicht op papier.

Ook op dit gebied zijn er wel degelijk ontwikkelingen om meer digitaal te doen, maar supersnel gaat dat niet. Dat heeft er overigens ook mee te maken dat aan een handtekening op papier meer zekerheid wordt toegekend dan aan een digitale handtekening onder een e-mail. Verder speelt de privacywetgeving ook nadrukkelijk een rol bij het digitaliseren van processen.

Mogelijk is een compleet papierloos kantoor dus voor jou op dit moment onhaalbaar, maar ook dan zijn er manieren om te besparen op papier en printerinkt. Dat blijft namelijk evengoed een goede manier om de impact op het milieu van jouw onderneming terug te dringen. Dat geldt niet alleen voor het afdrukken zelf, maar ook de vervoersbewegingen die zijn gemoeid met het leveren van printpapier of met de poststukken die je onderneming verstuurt.

Tips voor duurzamer printen

Kijk om te beginnen wat je kunt doen om de prints die toch echt noodzakelijk zijn wat duurzamer aan te pakken. Bijvoorbeeld door deze stappen te nemen (zie voor meer tips ook deze checklist):

• Het ‘laaghangend fruit’: print alles dubbelzijdig en print alleen in grijswaarden.
• Gebruik volledig gerecycled papier of papier met een FSC-keurmerk. Kijk ook naar de dikte van het papier (vaak uitgedrukt in ‘grams’). Standaard in veel bedrijven is 80 grams-papier, maar misschien kun je ook met dunner papier toe.
• Het ene lettertype verbruikt bij het printen nu eenmaal meer inkt dan het andere. Eerder onderzoek laat zien dat het verschil tussen bijvoorbeeld Calibri en Courier New aanzienlijk is.
• Bekijk of je kunt kiezen voor duurzamere inkt, en recycle de printertoners of kies voor navulbare toners. Gespecialiseerde bedrijven bieden onder voorwaarden zelfs een (kleine) vergoeding voor een bundel cartridges.

Een duurzamere printer?

Daarnaast staan in veel kantoortuinen nog altijd gigantische printers met allerlei functies, die maar mondjesmaat gebruikt worden. Daarbij is het dus nuttig om, als het servicecontract afloopt en je het moet verlengen, nog eens kritisch te kijken wat je nu echt nodig nodig hebt voor de bedrijfsvoering. Druk je bijvoorbeeld wel eens wat af op A3-papier, of alleen maar A4’tjes? En hoe vaak maak je nog kopietjes?

Afhankelijk van de antwoorden kun je misschien wel toe met een model dat niet kan kopiëren en waar alleen maar een lade voor A4-papier in zit. Of je kunt het doorslaggevend voor je keuze laten zijn dat het nieuwe apparaat goed te recyclen moet zijn.

Meer over de aandachtspunten bij het afsluiten van een nieuw onderhoudscontract voor de printer vind je in dit artikel. En misschien is het in eigen beheer houden van de printer voor die pakweg twee A4’tjes per maand ook wel een optie.

Papierstromen in kaart brengen

Als je onderneming meer stappen wil zetten richting het verder digitaliseren van de werkprocessen is een analyse van de papierstromen een eerste logische stap. Om papier uit te bannen moet je immers eerst weten waar het papier opduikt én wat de impact op de bedrijfsvoering is als deze papierstroom een digitale stroom wordt.

Los van het milieu-aspect is het namelijk ook een belangrijke vraag of digitalisering in alle gevallen de verwachte kostenbesparing of efficiëntieslag oplevert. Bovendien zijn er nog organisatorische vraagstukken, zoals de vraag of alle werknemers wel mee kunnen in de digitalisering. En niet zelden is er ook nog huiver om belangrijke processen over te laten aan ‘de techniek’.

Voordelen die vaak genoemd worden zijn dat werknemers overal bij documenten kunnen en digitaal kunnen samenwerken, ruimtebesparing, het verkleinen van de kans op menselijke fouten door automatisering en dus het beperken van de impact op het milieu.

Digitaliseren kost tijd

Bij het nemen van digitale hobbels is het daarom zaak om je goed in te lezen. Er is een breed aanbod van software die je kan helpen met het digitaal verwerken van documenten, zoals het digitaal ondertekenen, versleutelen en archiveren.

Daarnaast moet het systeem ook kunnen omgaan met papieren documenten die je mogelijk nog van leveranciers, klanten of zakenpartners krijgt. Het overschakelen naar zo’n systeem kost tijd en vergt een zeer gedegen voorbereiding. Want ondertussen moet de onderneming natuurlijk wel gewoon doordraaien. Kijk daarom of je een systeem kunt uitproberen, zodat je in elk geval een beeld hebt van hoe het in de praktijk kan werken.

Het voert te ver om hier alle aspecten van verdere digitalisering te behandelen, maar in de toolbox ‘Zo kan uw onderneming nog verder digitaliseren’ vind je veel meer informatie over dit onderwerp. En als je dan toch bezig bent, maak dan ook op het gebied van ICT groene keuzes (artikel).

Beveiliging van documenten

Een belangrijk punt om tot slot nog wel te noemen, is privacy en beveiliging. Op zich is een digitaal archiefsysteem misschien zelfs beter te beveiligen dan een papieren archief, want je kunt precies instellen wie toegang heeft tot welke documenten. En je kunt ook zien wie een document heeft geopend en bewerkt. Dat is wat anders dan een multomap met documenten die op verschillende bureaus rondslingert. Je kunt dus digitaal strikter zijn dan met papier, maar dan moet je die beveiliging wél inregelen.

Voldoen aan privacyregels

Hetzelfde geldt voor het voldoen aan wettelijke plichten, zoals de privacywetgeving en de bewaarplicht van documenten (artikel). Om een voorbeeld te noemen: het verzenden van loonstroken. Als je onderneming de salarisstroken via e-mail aan werknemers zou willen versturen, hoort daar volgens privacyrichtlijn AVG een hoog beveiligingsniveau bij. Met versleutelde e-mails en verzending via een goed beveiligde server. Als je daar niet aan kunt voldoen, is een loonstrokenportaal waar werknemers op moeten inloggen een veiligere optie.