Veel mensen denken bij een digitale of elektronische factuur aan een factuur in pdf-formaat, die als bijlage per e-mail wordt verstuurd. Een e-factuur is echter iets anders. Een e-factuur is een digitaal bestand dat zo gecodeerd is dat een computer het automatisch kan verwerken. De e-factuur komt direct in de administratie van de klant terecht en wordt daar automatisch verwerkt, van bestelling tot betaling.

Dit maakt de administratie niet alleen eenvoudiger, het zorgt ook voor een veiliger verwerking en snellere betaling van de factuur. Doordat de facturen in een vaste structuur worden opgemaakt en de gegevens van klanten of leveranciers automatisch worden verwerkt, zijn ze sneller klaar en is de kans op fouten minimaal. Ook neemt e-facturatie grotendeels de risico’s weg van te late betaling bij papieren facturen en verkeerd of onvolledig opgemaakte pdf-facturen.

Voordeliger en beter voor het milieu

E-factureren is in de praktijk ook een stuk voordeliger dan het versturen van een papieren factuur. Alleen al de besparing op portokosten maakt een e-factuur zo’n 85% goedkoper dan een papieren, zo berekende dienstverlener Tradeinterop eerder. Het verschil in kosten met een pdf-factuur bedraagt ongeveer 35%.

Bovendien draagt je organisatie met e-facturatie een steentje bij aan een beter milieu. Door over te stappen van papieren facturen naar e-facturatie kun je namelijk het papier- en inktverbruik en de uitstoot van CO2 van de organisatie (verder) verlagen. Een relatief eenvoudige maatregel dus, die bijdraagt aan het realiseren van de verduurzamingsdoelen van je organisatie.

Dienstverleners kunnen helpen bij e-factureren

De meeste boekhoudsystemen maken het mogelijk om e-facturatie toe te passen. Organisaties die geen gebruikmaken van boekhoudsoftware, kunnen dienstverleners inschakelen die kunnen helpen met het versturen van e-facturen. Het is zelfs vaak mogelijk om het hele facturatieproces te automatiseren, wat tijd scheelt aan handmatige verwerking, visuele controles of correspondentie.