Om te zorgen dat ondernemingen duidelijker zijn over hun inspanningen op het gebied van duurzaamheid, heeft de Europese Unie een richtlijn opgesteld: de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). In de jaarrapportages over het boekjaar 2024 krijgt de eerste groep grote ondernemingen te maken met de voorschriften uit deze verordening. Zij moeten dus duidelijk maken welke impact hun bedrijfsvoering heeft op mens en milieu en over wat zij doen om duurzamer te worden. Maar de rapportageplicht werkt ook door naar toeleveranciers in het mkb (artikel).

ESG: Environment, Social, Governance

Hoe de duurzaamheidsrapportages eruit moeten zien, is óók vastgelegd in Europese regels. Namelijk in de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Deze standaarden zijn sinds 1 januari 2024 van kracht, en moeten ervoor zorgen dat alle ondernemingen ook op dezelfde manier rapporteren. Meer over de algemene werking van de ESRS kun je lezen in dit artikel.
De standaarden zijn ingedeeld in drie hoofdgroepen, die bekendstaan onder de Engelse afkorting ESG: Environment (milieu), Social (sociale en maatschappelijke impact) en Governance (ondernemingsbestuur). Dit artikel zoomt in op de G van Governance. De voorschriften op het gebied van milieu en rondom sociale impact zijn in andere artikelen uitgediept.

Goed bestuur raakt vrijwel alle thema’s

De ESRS bevatten een hele reeks duurzaamheidsthema’s waar ondernemingen naar moeten kijken bij hun rapportages. Bij de E van milieu zijn die gegroepeerd in ESRS E1 tot en met ESRS E5. En bij de S van sociaal loopt het van ESRS S1 tot en met ESRS S4.
In dit rijtje is het er bij de G van goed bestuur maar één: ESRS G1, met als kop ‘zakelijk gedrag’. Maar hoewel dit onderdeel dus het minste aantal uitgeschreven subthema’s heeft, maakt opsomming wel duidelijk dat de G-thema’s eigenlijk ook alle andere thema’s raken:

• bedrijfscultuur;
• bescherming klokkenluiders;
• dierenwelzijn;
• verhouding met de politiek en lobbyactiviteiten;
• beheer van relaties met leveranciers, inclusief betalingsbeleid.

Daarnaast moet er volgens ESRS G1 ook aandacht zijn voor corruptie en omkoping. De onderneming moet incidenten op dit gebied melden, en rapporteren over wat zij doet aan preventie en opsporing van corruptie.

Rolverdeling en beloningsbeleid

Bovendien is nog een set van vijf rapportage-eisen die te maken hebben met goed bestuur. Die zijn weer verweven met de eisen over milieu en sociale impact in de ESRS. Het gaat er dan om dat de onderneming rapporteert over deze vijf aspecten:

• De rol van bestuurs-, leidinggevende en toezichthoudende organen. Hierbij gaat het bijvoorbeeld over de verantwoordelijkheden voor duurzaamheidsthema’s van elk orgaan, maar ook over de samenstelling van het bestuur en de deskundigheid op duurzaamheidsgebied van bestuurders of toezichthouders.
• De informatie over duurzaamheidsthema’s die is verschaft aan bestuurs-, leidinggevende en toezichthoudende organen. Hieruit moet duidelijk worden of de organen voldoende zijn geïnformeerd om hun taken uit te voeren.
• Integratie van duurzaamheidsprestaties in beloningsregelingen. Zijn de beloningen en bonussen van bijvoorbeeld bestuurders aan duurzame doelen gekoppeld?
• Due-diligence. In deze context gaat het erom dat de onderneming beschrijft op welke manier zij de impact, risico’s en kansen op duurzaamheidsgebied inschat.
• Risicobeheersing en interne controles voor duurzaamheidsrapportages.

Eerlijk zakendoen is de basis

Het mag duidelijk zijn: goed bestuur gaat wel wat verder dan netjes belasting betalen en aan wetgeving voldoen. Tegelijkertijd stikt het van de ondernemingen die vertellen dat ze ‘integer’ en ‘transparant’ zijn. Die termen zijn inmiddels zo wijdverbreid dat het risico is dat het holle frases worden. Om dat te voorkomen, is het zaak om de woorden te onderbouwen met beleid. En dat is dus waar het in het Governance-gedeelte van de ESRS vooral over gaat.
In feite zijn de meeste voorschriften terug te leiden tot ‘eerlijk zakendoen’. En de term eerlijk dan niet alleen in de zin van geen werknemers uitbuiten of andere ondernemers afzetten, maar bijvoorbeeld ook eerlijk in de zin van het niet verpesten van de aarde voor komende generaties.

Corruptie tegengaan

Hoe kan jouw onderneming nu aan de slag met goed bestuur? Laten we er een paar belangrijke elementen uitpikken, te beginnen met de bedrijfscultuur. Want dat is iets wat als het goed is tot in de haarvaten van het bedrijf zit. En waar een onderneming dus ook belangrijke stappen kan zetten om meer oog te krijgen voor duurzaamheid.
In de ESRS draait het bij bedrijfscultuur vooral om verplichte rapportages over beleid. Zo moet een onderneming vermelden welke procedure zij heeft om gedrag dat in strijd is met de interne gedragscode of met de wet op te sporen. En of er beleid is om omkoping en corruptie tegen te gaan. Ook moet de onderneming laten weten op welke manier zij bescherming biedt aan klokkenluiders die misstanden aan de kaak stellen. Overigens gelden voor de meldprocedure voor klokkenluiders ook vanuit de Nederlandse wet strenge regels voor werkgevers.

Inkoopbeleid verduurzamen

Voor de doorsnee ondernemer gaat het bij bedrijfscultuur echter niet zozeer om het afvinken van beleid, maar om de interne ‘normen en waarden’. Een deel van de bedrijfscultuur ontstaat informeel, en is niet gebaseerd op missies of visiedocumenten vanuit het bestuur. Maar het is natuurlijk wel mogelijk om bij te sturen en bewust een groener beleid te voeren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het verduurzamen van het inkoopbeleid (artikel), zodat werknemers daar direct mee te maken krijgen.

Werknemers laten meedenken

Tegelijkertijd is de cultuur binnen een onderneming ook een van de moeilijkste dingen om te veranderen. Als leidinggevende ‘het goede voorbeeld geven’ is een begin, net als extra aandacht geven aan integriteit. En ook een gedragscode (tool) kan helpen, maar daar hoort dan ook bij dat werknemers die zich niet aan de code houden daarop worden aangesproken.
Wat in elk geval altijd een goed idee is: werknemers mee laten denken. Welke maatregelen kunnen we nemen om duurzamer te worden? Hoe kunnen we eerlijker zakendoen? Dat dwingt werknemers om op een andere manier te kijken en levert ongetwijfeld goede ideeën op.

Relaties met leveranciers in het mkb

Dat de CSRD ook eist dat grote ondernemingen rapporteren over eerlijke relaties met leveranciers is vanuit het mkb-oogpunt natuurlijk ook erg interessant. Zo staat in de rapportagevoorschriften dat de onderneming ook moet vermelden ‘of en hoe zij sociale en milieucriteria meeweegt bij de selectie van haar leveranciers’. Vanzelfsprekend scoort een afnemer méér groene punten als zij daar inderdaad op selecteert, en daar kun je als mkb’er dus ook op inspelen met bijvoorbeeld het eerder genoemde duurzame inkoopbeleid.
Daarnaast moeten er in de CSRD-rapportage gegevens staan over de betalingspraktijken van de onderneming en ‘wat daarvan de impact is op het mkb’. Ofwel: worden de rekeningen van mkb-leveranciers wel op tijd betaald? Zo moet in de rapportage staan hoeveel dagen het gemiddeld duurt voordat een factuur is betaald. En het kan als mkb’er natuurlijk geen kwaad om afnemers eens op dát criterium te vergelijken.

Andere artikelen in de CSRD-serie van Duurzaamheid in Bedrijf:

Richtlijn voor duurzaamheidsrapportage CSRD raakt ook het mkb

Rapportagestandaarden voor het duurzaamheidsverslag (ESRS)

Aan de slag met de CSRD: de E is van Environment

Aan de slag met de CSRD: de S is van Social