De Europese regels waar het hier over gaat staan in de zogeheten Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). De CSRD verplicht veel grote en beursgenoteerde ondernemingen om jaarlijks te rapporteren over duurzaamheid en hun impact op mens en milieu (artikel).

Bij het opstellen van het duurzaamheidsverslag zou een onderneming in de verleiding kunnen komen om de prestaties op een zo gunstig mogelijke manier te presenteren. Een groen imago is immers prettig. Maar helemaal op eigen houtje rapportages opmaken is er niet bij. Want hoe deze ondernemingen precies moeten rapporteren is óók vastgelegd, en wel in de European Sustainability Reporting Standards (ESRS).

ESRS sinds 1 januari 2024 van kracht

Eerst even kort: hoe zijn de ESRS tot stand gekomen? De eerste versie is op verzoek van de Europese Commissie (EC) opgesteld door EFRAG, een onafhankelijk Europees adviesorgaan op het gebied van financiële rapportages. Daarbij heeft EFRAG input gevraagd van onder meer non-gouvernementele organisaties (ngo’s), vakbonden en wetenschappers. Na overleg met lidstaten en Europese instanties heeft de EC de definitieve versie van de ESRS opgesteld. Die is in 2023 gepubliceerd (pdf met Nederlandse tekst).

De ESRS zijn zogeheten gedelegeerde Europese wetgeving. Dat betekent dat de lidstaten deze regels niet zelf hoeven om te zetten in hun nationale wetgeving, zoals bij de CSRD wél het geval is. De CSRD is namelijk een richtlijn, terwijl de ESRS standaarden zijn die voor alle Europese lidstaten gelijk zijn. De ESRS zijn dan ook sinds 1 januari 2024 van kracht in de hele Europese Unie.

Eerste deel: verplichtingen die altijd gelden

De ESRS bestaan uit verschillende onderdelen. Allereerst zijn er twee secties die van belang zijn voor alle ondernemingen die onder de rapportageplicht van de CSRD vallen, aangeduid met ESRS 1 en ESRS 2.

De ESRS 1 geeft onder meer de algemene definities en doelen voor de duurzaamheidsrapportage en bakent de kaders van die rapportages af. In dit gedeelte is bijvoorbeeld vastgelegd wat er in de rapportages in principe wordt verstaan onder ‘korte termijn’ (het boekjaar van de onderneming), ‘middellange termijn’ (een periode van maximaal 5 jaar) en ‘lange termijn’ (langer dan 5 jaar). Dit moet ervoor zorgen dat alle ondernemingen het over dezelfde periode hebben als zij iets ‘op middellange termijn’ gaan regelen.

Minimale rapportage-eisen

De ESRS 2 geeft algemene toelichtingen en beschrijft een hele reeks minimale rapportage-eisen, onder meer op het gebied van bestuur en strategie. Zo moeten ondernemingen informatie geven over hoe zij bestuursorganen en toezichthouders informeren over de duurzaamheidsprestaties en over hoe duurzaamheid terugkomt in beloningsregelingen.

Ook moet de onderneming bijvoorbeeld rapporteren over hoe de belangen van ‘stakeholders’ (klanten, vakbonden, zakenpartners, investeerders, etc.) worden ‘meegenomen in de strategie en het businessmodel van de onderneming’. In tegenstelling tot ESRS 1 staan er in ESRS 2 dus wel zaken die ondernemingen verplicht openbaar moeten maken.

Tweede deel: duurzame thema’s onder ESG

Vervolgens bevat de ESRS een hele reeks duurzaamheidsthema’s waar ondernemingen naar moeten kijken bij hun rapportages. Deze zijn onderverdeeld in drie groepen, die bekendstaan onder de Engelse afkorting ESG: Environment (milieu), Social (sociale en maatschappelijke impact) en Governance (bestuur van de onderneming).

De thema’s hebben allemaal een code. Bij de E van milieu zijn er bijvoorbeeld vijf thema’s, ESRS E1 tot en met ESRS E5. Dat levert de volgende lijst met tien overkoepelende thema’s op, met tussen haakjes ter illustratie enkele subthema’s:

E1: klimaatverandering (klimaatadaptatie, energie)

E2: verontreiniging (luchtverontreiniging, bodemverontreiniging, microplastics)

E3: water en mariene hulpbronnen (waterverbruik, waterlozing)

E4: biodiversiteit en ecosystemen (verandering in gebruik land, impact op toestand soorten)

E5: circulaire economie (materiaalgebruik, afvalstoffen)

S1: eigen personeel (baanzekerheid, gelijke behandeling, diversiteit)

S2: werknemers in de waardeketen (leefbaar loon, werktijden, kinderarbeid)

S3: getroffen gemeenschappen (adequate huisvesting, vrijheid van meningsuiting)

S4: consumenten en eindgebruikers (privacy, maatschappelijk verantwoorde marketing)

G1: zakelijk gedrag (bedrijfscultuur, bescherming klokkenluiders, corruptiepreventie)

Alleen rapporteren over ‘materieel’ onderwerp

Of een thema echt een rol speelt voor een onderneming, kan per sector flink verschillen. Daarom schrijven de ESRS voor dat ondernemingen eerst moeten onderzoeken of een thema echt relevant is voor hen: ze moeten een zogeheten materialiteitsanalyse uitvoeren. Sterker: een dubbele materialiteitsanalyse.

De dubbele materialiteitsanalyse wil zeggen dat de onderneming de duurzaamheidsthema’s vanuit twee gezichtspunten moet bekijken: enerzijds de impact van de onderneming zelf op onder meer het milieu, en anderzijds de (financiële) impact die bijvoorbeeld klimaatontwikkelingen kunnen hebben op de bedrijfsvoering.

De ESRS-tekst geeft geen wiskundige formule om te bepalen wanneer iets materieel is. In ESRS 1 staan vooral algemene ijkpunten waar ondernemingen naar kunnen kijken, zoals de ‘schaal’ of de ‘onomkeerbaarheid’ van de impact. Verder zullen ondernemingen zelf ‘kwalitatieve of kwantitatieve drempelwaardes’ moeten vaststellen voor hun analyses over de materialiteit.

Meest relevante rapportage-onderwerpen

Het idee van de ESRS is dat een onderneming eerst in gesprek gaat met stakeholders om duurzaamheidsonderwerpen op te halen waarover zij zou moeten rapporteren. De onderneming voegt daar na ander onderzoek eventueel nog meer onderwerpen aan toe die materieel zouden kunnen zijn. Vervolgens gaat die (lange) lijst met onderwerpen door de materialiteitsanalyse. Daarna maakt het bedrijf een lijst met de meest relevante thema’s en onderwerpen voor die specifieke onderneming.

Overigens kan de conclusie ook zijn dat er een onderwerp is dat voor de onderneming materieel is, maar niet in de ESRS voorkomt. In dat geval moet de onderneming daar dan toch over rapporteren, in een zogenoemde entiteit-specifieke rapportage.

Voorschriften opzoeken in ESRS

Na het opstellen van de lijst met materiële onderwerpen is in de ESRS vervolgens per thema vrij specifiek te vinden welke informatie de onderneming moet gaan delen. Zo staat in ESRS E1 (klimaatverandering) dat duidelijk moet blijken wat de onderneming doet om te zorgen dat de strategie en het businessmodel stroken met de overgang naar een duurzame economie en het beperken van de opwarming van de aarde tot maximaal 1,5 graad Celsius.

Sectorspecifieke voorschriften in de maak

Zoals gezegd, gelden de standaarden in de ESRS sinds 2024 al voor de hele EU. Maar er wordt ook nog gewerkt aan meer gedetailleerde sectorspecifieke standaarden, zoals voor de olie- en gasindustrie, transport over de weg, landbouw en de mijnsector. Deze standaarden moeten dus meer toegesneden zijn op de omstandigheden in specifieke branches. Naar verwachting kan het echter wel tot medio 2026 duren voordat deze voorschriften er zijn.

Andere artikelen in de CSRD-serie van Duurzaamheid in Bedrijf:

Richtlijn voor duurzaamheidsrapportage CSRD raakt ook het mkb

Rapportagestandaarden voor het duurzaamheidsverslag (ESRS)

Aan de slag met de CSRD: de E is van Environment

Aan de slag met de CSRD: de S is van Social

Aan de slag met de CSRD: de G is van Governance